Visualizzazione in anteprima dei messaggi

Effettuare una delle seguenti operazioni:

Anteprima delle prime tre righe dei messaggi nella finestra principale di Microsoft Outlook
Scegliere Anteprima automatica dal menu Visualizza.
Nota Per visualizzare solo l'anteprima delle prime tre righe dei messaggi non letti, scegliere Disponi per dal menu Visualizza, quindi fare clic su Visualizzazione corrente e infine su Personalizza visualizzazione corrente. Fare clic sul pulsante Altre impostazioni e quindi selezionare il pulsante di opzione Elementi non letti.

Visualizzazione dell'anteprima del contenuto di un elemento nel riquadro di lettura
Il riquadro di lettura è una finestra di Outlook in cui è possibile visualizzare l'anteprima di un elemento senza aprirlo. In tale riquadro è possibile leggere il contenuto di un elemento, aprire allegati, visitare un collegamento ipertestuale, e così via.
Il riquadro di lettura assicura un buon livello di protezione, in quanto gli allegati potenzialmente pericolosi non vengono attivati o aperti automaticamente in tale riquadro. Sebbene i tipi di allegati più pericolosi vengano bloccati da Outlook, i messaggi e gli allegati non richiesti o provenienti da mittenti sconosciuti devono comunque essere gestiti con particolare cautela.
Scegliere Riquadro di lettura dal menu Visualizza, quindi fare clic su A destra o In basso.
Note

Per impostazione predefinita, Outlook è configurato per il blocco del contenuto esterno, come collegamenti a immagini o suoni, nei messaggi HTML ricevuti. Questi collegamenti sono riferimenti nel codice sorgente HTML a una posizione esterna in Internet. Quando si apre il messaggio o lo si visualizza in anteprima, il computer scarica il contenuto esterno in modo da poter visualizzare l'immagine o riprodurre il suono. In alcuni casi, i mittenti di posta indesiderata utilizzano il meccanismo di download del contenuto esterno utilizzato dal computer per verificare che l'indirizzo di posta elettronica dell'utente sia valido e per aggiungerlo agli elenchi di spamming.
Quando un messaggio viene visualizzato nel riquadro di lettura, è possibile visualizzare le proprietà di posta elettronica relative a un nome presente nel campo Da, A o Cc, facendo doppio clic su di esso.

Disattivazione del riquadro di lettura
Scegliere Riquadro di lettura dal menu Visualizza e fare clic su Disattivato.


(Testato su Ms Outlook 2003)

Creare un nuovo profilo in Outlook2003

Può capitare di dover creare un nuovo profilo per l'utilizzo di Outlook in quanto il profilo esistente è danneggiato.

La creazione di un nuovo profilo richiede la nuova configurazione degli account di posta elettronica, ma se si salvano i messaggi nel computer, sarà comunque possibile utilizzare i messaggi di posta elettronica del vecchio profilo.

Il File delle cartelle personali (.pst) è un file di dati dove outlook 2003 memorizza messaggi e altri elementi. Un file pst utilizzato dal profilo originale può essere utilizzato con il nuovo profilo.

1.
La prima cosa da fare è accertarsi di conoscere il nome del file pst contenente tutti gli elementi di Outlook personali.
Procedura
Nel riquadro di spostamento (riquadro di spostamento: Colonna sul lato sinistro della finestra di Outlook che include riquadri come Collegamenti o Posta elettronica e i collegamenti o le cartelle all'interno di ogni riquadro.) fare clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle personali, quindi scegliere Proprietà.

Fare clic su Avanzate.
La posizione e il nome del file pst verranno visualizzati nella casella Nome file.

2.
Aprire la finestra di dialogo Impostazioni di posta.
Procedura
In Microsoft Windows XP
Nel Pannello di controllo fare doppio clic su Account utente, quindi scegliere Posta elettronica.
Nota Se utilizzate la visualizzazione classica del Pannello di controllo, fare doppio clic su Posta elettronica.

3.
Fare clic su Mostra profili.





4.
Scegliere Aggiungi.

5.
Digitare un nome per il profilo, quindi scegliere OK.
6.
Aggiungere il proprio account di posta elettronica.
Procedura:

Clic destro sull'icona Microsoft Office Outlook sul desktop e dal menu contestuale scegliere Proprietà. Compare la seguente schermata, doce clicco sul pulsante Account di posta:

Fare clic su Aggiungi un nuovo account di posta elettronica, quindi scegliere Avanti.





Selezionare il server di posta elettronica utilizzato per l'account, quindi scegliere Avanti.

Nota Per impostare un account di posta elettronica MSN, selezionare POP3 per MSN Internet Access versione 5.3 o precedente. Per MSN Explorer, selezionare HTTP.
Digitare le informazioni fornite dal provider di servizi Internet (ISP) o dall'amministratore nelle caselle appropriate (vedi figura sottostante)

finestra che appare se si sta creando un account su un server Exchange





finestra che appare se si sta creando un account su un server POP3

Note
A meno che il provider di servizi Internet non indichi espressamente che il servizio utilizza l'autenticazione SPA (Secure Password Authentication), non selezionare la casella di controllo Accedi con autenticazione password di protezione (SPA).
Se non diversamente specificato dal provider di servizi Internet, tutte le voci relative a server e indirizzi devono essere digitate in lettere maiuscole. Alcuni provider richiedono l'utilizzo di maiuscole e minuscole nelle password per una maggiore protezione, ad esempio passWorD. Richiedere all'ISP se è richiesta una password con una combinazione mista di maiuscole e minuscole.
È essenziale ricordare la password perché, qualora la si dimentichi, non sarà possibile recuperarla. Prendere nota delle password, quindi conservarle in un luogo sicuro, lontano dalle informazioni che si intende proteggere.
È possibile selezionare un'opzione per fare in modo che la password venga memorizzata da Outlook. A tale scopo digitare la password nella casella Password, quindi selezionare la casella di controllo Memorizza password. Sebbene ciò significhi che non sarà più necessario digitare la password ogni volta che si accede all'account, questa impostazione comporta anche una maggiore vulnerabilità dell'account, che sarà utilizzabile da chiunque abbia accesso al computer.
Effettuare una delle seguenti operazioni:
Se si aggiunge un account di Microsoft Exchange Server, fare clic su Controlla nome per verificare che il nome venga riconosciuto dal server. Il nome e il server immessi devono essere visualizzati come sottolineati. Accertarsi che il computer sia connesso alla rete.
Se si aggiunge un account di server POP3 (POP3: Protocollo comune utilizzato per recuperare i messaggi di posta elettronica da un server di posta elettronica Internet.), fare clic su Prova impostazioni account per verificare che l'account funzioni. Qualora alcuni dati risultino mancanti o siano state immesse informazioni non corrette, ad esempio la password, verrà richiesto di immettere o correggere i dati. Accertarsi che il computer sia connesso a Internet.
Se si desidera configurare altre impostazioni, ad esempio la modalità di connessione del computer al server di posta elettronica, fare clic su Altre impostazioni. In caso contrario, fare clic su Avanti.
Scegliere Fine.
Nella finestra di dialogo Posta elettronica fare clic su Richiedi un profilo da utilizzare, quindi scegliere OK.
Riavviare Outlook, quindi selezionare il nuovo profilo.


È possibile importare i messaggi salvati dal file pst utilizzato dal profilo precedente effettuando le seguenti operazioni:
Scegliere Importa ed esporta dal menu File.
Fare clic su Importa da un altro programma o file, quindi scegliere Avanti.

Fare clic su File delle cartelle personali (.pst), quindi scegliere Avanti.

Nella casella File da importare specificare il percorso e il nome del file con estensione pst che si desidera importare.
Selezionare una delle seguenti opzioni:
- Sostituisci i duplicati con gli elementi importati: I dati esistenti vengono sovrascritti con le informazioni presenti nel file pst importato.
- Consenti la creazione di duplicati: I dati esistenti non vengono sovrascritti e vengono aggiunti duplicati alla cartella di Outlook corrente.
- Non importare duplicati: Vengono mantenuti i dati esistenti e le informazioni duplicate nel file non vengono copiate nella cartella di Outlook corrente.

Seguire le istruzioni visualizzate nelle pagine rimanenti dell'Importazione/Esportazione guidata.

Eliminare un messaggio bloccato nella cartella Posta in uscita

Avete inviato un messaggio di posta elettronica con un allegato, ma il messaggio resta bloccato nella cartella Posta in uscita? Provare a eliminarlo. Qualora non sia possibile eliminare il messaggio, tentare una delle opzioni descritte di seguito.

Opzione 1:

Disinstallare o disattivare temporaneamente il firewall e il software antivirus:
Uno dei motivi per cui un messaggio può rimanere bloccato nella cartella Posta in uscita consiste nella presenza di un firewall o di un software antivirus installato nel computer. In tal caso, uscite da Outlook, quindi disinstallate o disattivate temporaneamente il firewall e il software antivirus.
Riavviate Outlook e provate a eliminare il messaggio di posta elettronica dalla cartella Posta in uscita. Se non riuscite a eliminare il messaggio, reinstallate o attivate il firewall e il software antivirus, quindi provate l'opzione seguente.

Opzione 2:

Avviare Outlook in modalità provvisoria
Se Outlook è aperto, uscire dall'applicazione. Sulla barra delle applicazioni fare clic sul pulsante Start, quindi scegliere Esegui e nella casella Apri digitare Outlook /safe (occhio a digitare uno spazio tra la parola Outlook e la barra(/)
Scegliere OK.
Provare a eliminare il messaggio di posta elettronica dalla cartella Posta in uscita.
Se non è comunque possibile eliminare il messaggio, uscire da Outlook avviato in modalità provvisoria, riavviate l'applicazione, quindi provare l'opzione seguente.

Opzione 3: Creare un nuovo profilo di Outlook
Il profilo esistente potrebbe essere danneggiato. La creazione di un nuovo profilo richiede la nuova configurazione degli account di posta elettronica. Non preoccupatevi per i messaggi del vecchio profilo: se si salvano i messaggi nel computer, sarà comunque possibile utilizzare i messaggi di posta elettronica del vecchio profilo.

Individuare allegati di notevoli dimensioni nei messaggi di posta elettronica

In genere, i messaggi di posta elettronica non contengono solo testo ma anche altri elementi quali
immagini che possono avere dimensioni notevoli e quindi, se aggiunti al messaggio, possono aumentare significativamente le dimensioni della cassetta postale.
Generalmente gli amministratori del server di posta fissano un limite massimo per le dimensioni della cassetta postale. Gli allegati di notevoli dimensioni possono causare il superamento del limite consentito.
A questo punto l'utente, per continuare a utilizzare la cassetta postale, dovrà necessariamente liberare spazio nella cassetta postale salvando gli allegati sul disco rigido del computer o su un supporto rimovibile, ad esempio un disco o un CD.

In questi casi diventa molto utile individuare quali sono i messaggi con le dimensioni più grandi

Outlook 2003 dispone di strumenti di ricerca che consentono di trovare rapidamente i messaggi di posta elettronica con allegati di notevoli dimensioni.

Per impostazione predefinita, Outlook include una cartella ricerche predefinita denominata Messaggi di grandi dimensioni. Per utilizzare questa cartella, espandere la voce Cartelle ricerche nel Riquadro di spostamento relativo alla cassetta postale che si desidera controllare e quindi fare clic sulla cartella ricerche Messaggi di grandi dimensioni.

Se la cartella ricerche Messaggi di grandi dimensioni non è disponibile, è possibile crearla.
In Posta, nel menu File, scegliere Nuovo e quindi fare clic su Cartella ricerche.
In Selezionare una cartella ricerche, nella sezione Organizzazione dei messaggi, fare clic su Messaggi di grandi dimensioni.

Per impostazione predefinita, i messaggi con dimensioni maggiori di 100 kilobyte (KB) verranno inclusi in questa cartella ricerche. Per modificare il limite, fare clic su Scegli per specificare un nuovo numero e quindi scegliere OK.

Nota

Nella cartella ricerche Messaggi di grandi non necessariamente vengono inclusi messaggi con allegati: un messaggio infatti può essere particolarmente pesante anche senza contenere allegati. Pensate ad esempio a quei messaggi senza allegati, contenenti oggetti grafici incorporati o un testo di notevoli dimensioni.

Nota Mi raccomando: dopo aver eliminato elementi di notevoli dimensioni in Outlook, ricordatevi di svuotare la cartella Posta eliminata.

È inoltre possibile comprimere il file di dati di Outlook nel caso in cui venga utilizzato un file delle cartelle personali (.pst) (file delle cartelle personali (pst): File di dati utilizzato per la memorizzazione di messaggi e altri elementi nel computer.

Disattivazione del blocco del download automatico di immagini

Nei messaggi in formato HTML sono spesso inclusi immagini o suoni.
Talvolta tali immagini o suoni non sono propriamente inclusi nel messaggio ma vengono scaricati da un server Web quando si apre il messaggio o lo si visualizza in anteprima. Questa operazione consente di evitare di inviare messaggi di dimensioni troppo grandi.
In passato, tuttavia, gli spammer hanno approfittato di questa funzionalità per includere contenuti denominati "Web beacon" nei messaggi: ogni volta che si leggeva o si visualizzava in anteprima un messaggio, tramite il Web beacon veniva inviata una notifica al server Web: in tal modo convalidando l'indirizzo di posta elettronica e provocando in genere il recapito di una maggiore quantità di messaggi indesiderati.

Per combattere i Web beacon, Microsoft Office Outlook 2003 è configurato per impostazione predefinita in modo che durante la visualizzazione di un messaggio in Outlook non venga eseguito il download automatico di immagini e contenuti da Internet. Se da un messaggio di posta elettronica viene effettuato un tentativo di connessione senza preavviso a un server Web in Internet, in Outlook la connessione viene bloccata fino a quando il destinatario non decide di visualizzare il contenuto.

Fanno eccezione a questa regola del blocco automatico delle immagini, i messaggi di posta elettronica inviati da indirizzi di posta elettronica o da nomi di domini inclusi negli elenchi Mittenti attendibili e Destinatari attendibili: pertanto in questi casi il contenuto bloccato verrà scaricato.

Il blocco del download automatico di immagini consente inoltre di evitare la visualizzazione di materiale potenzialmente dannoso che potrebbe essere presente in contenuti esterni collegati al messaggio e, nel caso di una connessione con larghezza di banda ridotta, di determinare se l'immagine disponga del tempo e della larghezza di banda necessari per il download.


Quando in Microsoft Office Outlook 2003 viene bloccato il download automatico di immagini, nella barra informazioni (che è quella barra accanto alla parte superiore di un messaggio di posta elettronica) del messaggio viene indicato che non è stato eseguito il download di immagini o di altri contenuti. Nel messaggio saranno inoltre presenti X rosse nelle posizioni corrispondenti alle immagini o agli altri contenuti bloccati.


È possibile impostare il download di immagini e altri contenuti bloccati:

-per i singoli messaggi

- per tutti i messaggi HTML

-per tutti i messaggi di posta elettronica inviati da un dominio o un indirizzo di posta elettronica specifico aggiungendo tale dominio o indirizzo all'elenco Mittenti attendibili (elenco Mittenti attendibili: Elenco di nomi di dominio e indirizzi di posta elettronica da cui si desidera ricevere messaggi. Vengono inclusi automaticamentei questo elenco gli indirizzi di posta elettronica nei Contatti e nella Rubrica globale ).

Come disattivare il blocco automatico:
Per i singoli messaggi
Con il messaggio aperto fare clic sulla barra informazioni oppure fare clic con il pulsante destro del mouse su uno degli elementi bloccati.
Nel menu della barra informazioni scegliere Scarica immagini dal menu di scelta rapida.
Note
Se desiderate visualizzare sempre i contenuti esterni inviati da un mittente specifico, aggiungete l'indirizzo di posta elettronica del mittente all'elenco Mittenti attendibili.


Per tutti i messaggi HTML
Scegliere Opzioni dal menu Strumenti e quindi fare clic sulla scheda Protezione.
Nel gruppo Download di immagini scegliere Cambia impostazioni download automatico.

Deselezionare la casella di controllo Non scaricare automaticamente immagini o altro contenuto dei messaggi HTML.

Scegliere OK due volte.

Nota Per impostazione predefinita, quando si modifica, si inoltra o si risponde a un messaggio che fa riferimento a contenuti esterni, in Outlook viene visualizzato un messaggio di avviso. Per disattivare i messaggi di avviso di questo tipo, deselezionare la casella di controllo Avvisa prima di scaricare contenuto durante la modifica, l'inoltro o la risposta a messaggi.


Per tutti i messaggi inviati da un dominio o da un indirizzo di posta elettronica specifico
Nel messaggio aperto fare clic con il pulsante destro del mouse su uno degli elementi bloccati.
Scegliere Aggiungi mittente all'elenco Mittenti attendibili o Aggiungi il dominio all'elenco Mittenti attendibili dal menu di scelta rapida.

I messaggi rimangono nella cartella Posta in uscita

Avete inviato cliccato sul pulsante Invia di Outlook per inviare il messaggio ma la email rimane nella cartella Posta in uscita? Ecco due possibili cause:

-Avete aperto o modificato il messaggio che ormai si trova nella cartella Posta in uscita: se si apre un messaggio nella cartella Posta in uscita oppure lo si modifica e quindi lo si salva, il messaggio non verrà inviato.

-È possibile che Outlook non sia impostato per l'invio immediato dei messaggi, bensì per inviare i messaggi in occasione della successiva operazione di invio/ricezione. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Configurazione della posta. Selezionare la casella di controllo Invia immediatamente alla connessione in modo che i singoli messaggi vengano inviati quando si fa clic su Invia nel messaggio.

Come crittografare un messaggio in Outlook2003

La crittografia di un messaggio consente di proteggere la riservatezza del messaggio tramite la conversione del messaggio da testo normale e leggibile in testo cifrato. Solo il destinatario che disponga della chiave privata corrispondente alla chiave pubblica utilizzata dal mittente per crittografare il messaggio sarà in grado di decifrarlo.

Per crittogafare un singolo messaggio, fare clic sul pulsante Opzioni stando nel messaggio che si desidera crittogafare.
Scegliere Impostazioni protezione.

Selezionare la casella di controllo Codifica contenuto e allegati del messaggio.

Per modificare ulteriori impostazioni, ad esempio scegliere un certificato specifico da utilizzare, cliccare sul pulsante Cambia impostazioni.

Fare clic su OK tre volte.